Datenschutzerklärung

Diese Erklärung gilt für das VIJO Plan B2B-Bestellportal. Für die Website www.vijoplan.de gilt die dort veröffentlichte Datenschutzerklärung.

Stand: 6. August 2026

1. Verantwortliche Stelle

2. Betrieb und Hosting

Das Bestellportal wird in unserem Auftrag von der Fog Ninja UG (haftungsbeschränkt), Glück-Auf-Straße 28, 46284 Dorsten, entwickelt und betrieben. Grundlage ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

Der Betrieb erfolgt auf Serverhardware im Eigentum der Fog Ninja UG (haftungsbeschränkt), die in einem Rechenzentrum in Deutschland steht. Betreiberin des Rechenzentrums ist die ZAP-Hosting GmbH, Hafenweg 8, 48155 Münster. Die Datenbank liegt auf demselben System; Portaldaten werden nicht an weitere Hosting-Dienstleister übermittelt.

3. Verarbeitete Daten

• Zugangsdaten: Name, E-Mail-Adresse, Zugehörigkeit zu Ihrem Unternehmen und Ihre Rolle im Portal.
• Bestelldaten: Bestellungen und Bestellpositionen einschließlich der zum Zeitpunkt der Bestellung gültigen Artikel- und Preisangaben.
• Lieferdaten: Lieferadresse, gewünschter Liefertermin sowie Name und Telefonnummer der von Ihnen benannten Ansprechperson vor Ort.
• Freiwillige Angaben zur Bestellung: Ihre Anmerkung im Bestellformular und ein optional hochgeladenes Bild. Beides wird unverändert gespeichert und ist für uns zur Bearbeitung der Bestellung einsehbar.
• Nachweis der Kenntnisnahme: Zeitpunkt Ihrer Bestätigung dieser Datenschutzerklärung und die Fassung, die Ihnen dabei angezeigt wurde.
• Server-Logs: technisch notwendige Protokolldaten des Servers (Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Statuscode).

Ein Zugang kann nicht selbst angelegt werden. Zugänge werden ausschließlich durch die VIJO Plan GmbH oder durch einen Administrator Ihres Unternehmens eingerichtet.

Benennen Sie eine Ansprechperson vor Ort, die nicht selbst Zugang zum Portal hat, so erhalten wir deren Name und Telefonnummer von Ihnen. Wir verwenden diese Angaben ausschließlich zur Abwicklung der betreffenden Lieferung. Bitte informieren Sie diese Person darüber, dass Sie uns ihre Kontaktdaten zu diesem Zweck übermittelt haben.

Bitte laden Sie keine Bilder hoch, auf denen Personen erkennbar sind, und verzichten Sie in der Anmerkung auf personenbezogene Angaben, soweit sie für die Lieferung nicht erforderlich sind.

4. Rechtsgrundlagen

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Durchführung des Vertragsverhältnisses und der Bestellabwicklung.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — sicherer und störungsfreier Betrieb des Portals.

5. Auftragsverarbeiter und Empfänger

Wir setzen die folgenden Dienstleister als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO ein:

• Fog Ninja UG (haftungsbeschränkt), Dorsten — Entwicklung und technischer Betrieb des Bestellportals einschließlich Wartung und Fehlerbehebung. Dabei kann Zugriff auf sämtliche im Portal verarbeiteten Daten erforderlich werden.
• ZAP-Hosting GmbH, Münster — Betrieb des Rechenzentrums in Deutschland, in dem die Serverhardware steht (Unterauftragsverarbeiterin).
• Cloudflare, Inc. (USA) — Namensauflösung der Domain und vorgelagerter Reverse Proxy. Der gesamte Datenverkehr zwischen Ihrem Browser und unserem Server wird über das Netzwerk von Cloudflare geleitet. Verarbeitet werden dabei technische Verbindungsdaten wie IP-Adresse, aufgerufene Adresse, HTTP-Header und Zugriffszeitpunkt. Der Einsatz dient der sicheren und störungsfreien Erreichbarkeit des Portals. Cloudflare ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert.
• Resend (Plus Five Five, Inc., USA) — Versand der transaktionsbezogenen E-Mails (Passwort-Links, Zugangs- und Bestellbenachrichtigungen). Übermittelt werden E-Mail-Adresse und Inhalt der jeweiligen Nachricht. Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln.
• Backblaze, Inc. (USA) — Auslieferung der Produktbilder im Portal sowie des Logos in unseren E-Mails. Inhaltsdaten werden dabei nicht übermittelt; abgerufen werden ausschließlich Bilddateien. Beim Aufruf einer Bilddatei — auch beim Öffnen einer unserer E-Mails, sofern Ihr E-Mail-Programm Bilder nachlädt — werden jedoch technische Verbindungsdaten wie Ihre IP-Adresse an Backblaze übertragen. Eine Auswertung dieser Daten durch uns findet nicht statt; wir setzen keine Zählpixel und kein Öffnungs-Tracking ein. Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln.

Eine darüber hinausgehende Weitergabe an Dritte findet nicht statt.

6. Cookies

Das Portal setzt genau ein Cookie: better-auth.session_token. Es hält Ihre Anmeldung aufrecht und ist für den Betrieb unbedingt erforderlich im Sinne des § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich. Es ist 7 Tage gültig, für Skripte im Browser nicht auslesbar (HttpOnly) und wird nicht an fremde Websites mitgesendet (SameSite=Lax). Mit der Abmeldung wird es gelöscht.

Wir verwenden keine Analyse-, Tracking- oder Marketing-Cookies und binden keine Dienste Dritter zu diesem Zweck ein.

7. Speicherdauer

Zugangsdaten werden für die Dauer der Geschäftsbeziehung gespeichert und danach gelöscht, soweit keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Bestelldaten werden entsprechend den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen nach § 257 HGB und § 147 AO aufbewahrt; dazu zählen auch Liefer- und Anmerkungsangaben, die Bestandteil der jeweiligen Bestellung sind.

Der Nachweis der Kenntnisnahme dieser Datenschutzerklärung wird für die Dauer des Zugangs aufbewahrt und mit dem Konto gelöscht. Er dient allein dem Nachweis und wird zu keinem anderen Zweck ausgewertet.

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf:

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO).

Wenden Sie sich hierzu an die oben genannte verantwortliche Stelle. Unabhängig davon steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu, für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.

9. Datensicherheit

Die Übertragung erfolgt ausschließlich verschlüsselt über TLS. Der Zugriff auf Daten ist auf das jeweils eigene Unternehmen beschränkt; ein Zugriff auf Daten anderer Kunden ist ausgeschlossen. Passwörter werden ausschließlich als Hash gespeichert.

10. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter [email protected].